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公司文件管理制度

一、文件的种类

文件可分为三类：一类是发出的文件；一类是收进的文件；一类是企业的内部文件，如会议文件、参阅文件等。

二、文件传阅的管理方式

1、建立传阅文件管理责任制

办公室主任分派好管理文件传阅的办公室人员，指定各办公室人员负责文件的传阅。

2、掌握文件流向

负责传阅文件的办公室人员对文件的传阅进行跟踪管理，准确掌握文件流向。传阅人阅完文件后退还办公室人员。

3、做好传阅文件的登记工作

对传阅文件实行登记，是保证文件安全，加快文件运转，防止文件丢失和积压的重要措施。传阅人收到文件时，填写签收项，阅完后把文件退回并注销。

三、文件的借阅管理

办公室人员在文件借阅管理中，应严格按照规章制度办事。涉及企业机密的文件不能随便外借，必须有领导批准，并严格办理借阅手续才能借阅。借阅者在借阅期间对文件负责，应注意以下问题；

第一，保护文件，不得丢失、裁减和涂改，并按时退还。

第二，做好保密工作，不得翻印和复印，不得转借他人，绝密级文件在指定地点阅读。制定文件的借阅制度，着重要抓好三个环节：

1、审批

本企业的工作人员和借阅业务性的非机密文件，可以不经领导的审批，而由办公室人员掌握，但如借阅人借阅机密性文件，且其在借阅范围之外，须经领导批准。

2、登记

借阅时，办公室人员和借阅人当面查清文件类别、份数，然后在文件借阅簿上登记签字。文件退还时，根据借阅登记簿检查、核对，无误后予以销除。

四、文件的存放管理

文件的存放主要由办公室文秘负责。文件的保管还需要有利于查找和利用，所以应作好分类保管工作。

1、对存放文件进行分类

文件可分为现行文件、存档文件、待销文件。

2、在保存文件的文件盒或文件袋内放入文件目录，以利查找。

本单位发文的存档件和余存件分别存放，文件发出后，将文件底稿同正式文件放入待存档文件盒内，余存件放入余存件袋，并在封面上标明文号、余存份数，文件袋内还应附有余存文件登记表，使用余存件时需要登记表上登记，收回时在表上注销。

五、文件的清退

对按规定应退回的文件，办公室应及时回收，清点和校对。做好文件的清退工作，可以防止文件的丢失，加快文件的运转速度。

六、文件的销毁

文件的清理和销毁是文件管理的一项重要内容。企业每年必须清理一次文件。凡属有查考和保存价值的文件材料，按规定整理立卷，其他的文件则应按规定予以销毁。